Digitalización: La Oficina de Adquisiciones Presenta el Nuevo Software de Adquisiciones Electrónicas
La Oficina de Adquisiciones del Condado de Orange ha realizado la transición a una Plataforma de Solución de Software de Adquisiciones Electrónicas (eProcurement) llamada OpenGov Procurement destinada a hacer más eficientes los procesos de adquisición, contratación y compra del Condado. La nueva plataforma estará lista el 3 de diciembre de 2021.
Para dar lugar a una transición sin complicaciones, las solicitudes anunciadas actualmente se aceptarán en el sistema heredado de Mercell/licitaciones electrónicas Y en los nuevos sistemas al mismo tiempo. Las nuevas solicitudes se publicarán en la OpenGov a partir del 3 de diciembre. El 29 de noviembre se enviaron las notificaciones correspondientes sobre este cambio y se volverán a enviar el 3 de diciembre, para que los vendedores tengan tiempo de activar sus cuentas en el nuevo sistema. Se enviarán invitaciones directamente a todos los vendedores (con direcciones de email válidas) que estén registrados para hacer negocios con el Condado.
La implementación se realizará por fases y, una vez que esté totalmente activa, la plataforma convertirá la reconocida Oficina de Adquisiciones en una solución intuitiva y automatizada. La Oficina de Adquisicones del Condado de Orange ha sido merecedora del Premio a la Excelencia otorgado por el National Procurement Institute durante 26 años consecutivos.
El proceso de digitalización consistirá en:
- Automatizar varias tareas manuales como: tablas de licitación, generación de documentos y notificaciones de rutina al personal y a los vendedores contratados de los próximos plazos y vencimientos de los contratos y documentos contractuales.
- Eliminar las aplicaciones de software innecesarias actualmente en uso y el ingreso de datos duplicados.
- Integrar e interconectar con el actual sistema financiero del Condado, los sitios web relacionados y otros sistemas/aplicaciones.
- Reducir los procesos manuales en papel y la duración del ciclo de los procesos.
- Mejorar las interacciones por adquisiciones con los clientes internos (departamentos de usuarios) y externos (integrantes, licitadores y vendedores) a través de paneles de control accesibles y asistencia al cliente por teléfono, chat en vivo e email.
- Modernizar la estructura de los códigos de los productos y facilitar el ingreso para los vendedores, brindándoles más oportunidades a la comunidad empresarial.
- Promover mayor visibilidad en las aplicaciones y dispositivos móviles.
- Garantizar el cumplimiento de la Ley para Personas con Discapacidades.
- Integrar con plataformas de terceros para mejorar la extensión y el fomento de la diversidad de proveedores y apoyar las firmas digitales/electrónicas
"A medida que avance la implementación, elaboraremos planes de comunicación y capacitación para asegurarnos de que el personal del Condado esté preparado para utilizar esta solución", expresó Carrie Mathes, gerente de la División de Adquisiciones. "Queremos brindarles la información que necesitan de manera oportuna para respaldar sus operaciones. "Los contratistas pueden esperar una experiencia mucho más simplificada y un servicio al consumidor más colaborativo".
El Condado de Orange tiene aproximadamente 20, 000 contratistas exclusivos (incluidos vendedores y proveedores), así que Mathes hizo hincapié en la importancia de activar sus cuentas en el nuevo sistema lo antes posible.
Para acceder al nuevo sistema y activar sus cuentas, los contratistas deben ingresar a https://secure.procurenow.com/portal/orangecountyfl.